Tecnologia ajuda a superar desafios na gestão de contratos

A gestão de contratos é uma área crítica para qualquer empresa, especialmente nos setores de finanças e tecnologia, onde a conformidade e a eficiência são essenciais, porém, o volume de contratos cada vez maior nessas áreas dificulta o processo.

No ramo de TI, 60% relatam atrasos nos cronogramas de projetos devido à indisponibilidade de licenças de software. E 55% carecem de ferramentas para realizar avaliações de fornecedores e rastrear conformidade e desempenho. É o que mostra o relatório "Gestão Digital de Contratos: Liberando o Valor do Gerenciamento de Acordos", feito pela Deloitte.

Já no setor de finanças, em média, 21% da receita é adiada para o próximo período de relatório devido a atrasos em contratos. Para acordos não conformes, os respondentes relatam pagar penalidades equivalentes a 14% do valor total do contrato, aproximadamente. Ainda de acordo com a pesquisa, o custo da má gestão de contratos no mundo chega a US$ 2 trilhões anuais às empresas e consome 18% do tempo das corporações no Brasil.

“Gerir contratos com eficiência é um dos desafios que a maioria das empresas tem de lidar no seu dia a dia. Cada contrato tem suas peculiaridades e é cheio de detalhes, o que exige sempre uma atenção especial. Esse gerenciamento envolve monitorar o cumprimento dos acordos estabelecidos com clientes e fornecedores desde o momento da negociação até o encerramento dos itens estabelecidos. Por isso, essa atividade é tão estratégica para os negócios, uma vez que envolve sua transparência e credibilidade frente a clientes, parceiros e fornecedores. E por que não dizer, frente ao mercado em que se atua”, diz Leandro Melo, Head of Contracts na Invent Software, em texto publicado na revista digital tiinside.com.br.

Segundo Melo, “A tecnologia tem sido uma boa aliada para evitar esses problemas. Atualmente, é possível encontrar diversas soluções voltadas para uma gestão de contratos mais eficiente e que agregam diversas funcionalidades, ajudando a gerar mais valor e agilidade à gestão. Essas soluções podem incluir o ciclo de vida completo dos contratos, da negociação inicial, assinaturas, seu cumprimento e, por fim, em alguns casos, seu encerramento”.

A Revolução da Automação

A automação está transformando a gestão de contratos ao oferecer ferramentas que centralizam e organizam todos os documentos contratuais em um único sistema. Workflows inteligentes automatizam a criação, revisão, aprovação e renovação de contratos, enquanto notificações e alertas automáticos para prazos e tarefas pendentes reduzem o risco de não conformidade. Melhorias na colaboração e comunicação entre equipes também são facilitadas através de plataformas integradas.

De acordo com o estudo “AI in contracting: an untapped revolution”, realizado pela World Commerce and Contracting, contar com as ferramentas de inteligência artificial na rotina de gestão de contratos significa uma economia de 38% em custos para as empresas somente com tarefas jurídicas. Ainda conforme o levantamento, o processo completo da gestão dos contratos pode consumir até 68% do tempo que as equipes legais dedicam às suas tarefas cotidianas (fonte: inforchannel.com.br).

Ângela Zander, co-fundadora da simplesmenteUse, comenta sobre a importância dessas inovações: "Problemas como a falta de visibilidade sobre os contratos e a dificuldade em acompanhar prazos e regulamentações são universais, independentemente do tamanho da empresa. A integração eficiente entre o sistema de CLM e outras plataformas, como CRM, ERP e sistemas de RH, é fundamental para evitar lacunas de dados e melhorar a colaboração entre departamentos”.

Exemplos de Sucesso

Com o uso de plataforma de CLM, o processo de gestão de todo o ciclo de vida dos contratos fica mais rápido e menos arriscado, graças à padronização e integração em um sistema digital, permitindo impulsionar a inteligência do negócio.

A Unilever elevou seus processos de compras e reduziu o tempo médio de conclusão do contrato em 50%, enquanto a Cotrijal reduziu em 98% o tempo de assinaturas e simplificou o fluxo de documentos com CLM, de acordo com matéria publicada na revista Época Negócios.

O futuro: aprimoramento da Inteligência Artificial

Hoje, softwares de IA já fazem leituras de contratos com precisão em qualquer formato, extraindo dados contratuais com rapidez e entregando análises com mais agilidade do que seria possível com uma equipe inteira dedicada a essa tarefa. Além da criação de contratos, a IA generativa nos sistemas pode revisar documentos em busca de cláusulas problemáticas, inconsistências ou possíveis pontos de conflito.

A expectativa sobre o incremento da adoção de inovação pelas empresas brasileiras é alta: até 2028, 57% das organizações esperam que de 49% até 90% de suas receitas venham de produtos e serviços digitais. É o que sugere o relatório Tendências TIC 2024, da International Data Corporation (IDC). Nesse sentido, a inteligência artificial generativa, cada vez mais onipresente, deve ser adotada  por 35% dos CIOs em 2024, garantindo uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes.

“A digitalização e a automação são essenciais para se manter competitivo no mercado atual. A adoção de tecnologias avançadas na gestão de contratos não só melhora a eficiência operacional, mas também garante maior transparência e conformidade. Escolher a ferramenta certa é crucial para otimizar a gestão de contratos e garantir o sucesso operacional”, diz Antônio Gaspar, diretor da simplesmenteUse.com.

Olhando para o futuro, as tendências de IA indicam que essa tecnologia deve desempenhar um papel cada vez mais importante em muitos aspectos dos negócios. “No campo dos contratos, os sistemas poderão até negociar em tempo real, adaptando-se às interações e necessidades da outra parte. É um salto gigante, uma revolução, na qual a combinação de humanos e máquinas levará a gestão de contratos a novos patamares”, completa Gaspar.